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Wie nutze ich Ordinationskorrespondenz als Imageträger?

Hand aufs Herz: Dem Stand der Mediziner kommt in der Verfassung von Ordinationsbriefen nicht unbedingt Vorbildwirkung zu. Leserfreundlichkeit gilt im Schriftverkehr der wenigsten Ordination als Qualitätskriterium. Dabei ist der Briefstil eine einzigartige Gelegenheit, Freundlichkeit und Serviceeinstellung zum Empfänger zu transportieren. Der Anspruch einer guten Schreibe bedeutet nicht, dass der Arzt oder die Assistentin vor jedem Schriftstück auf die Muse warten müssen. Es gibt Möglichkeiten, sich ordinationstypische Musterbriefe und Textbausteine zu erarbeiten: Der Arzt untersucht gemeinsam mit seinen Mitarbeitern, die in der Mehrzahl für den Schriftverkehr zuständig sind, die Art der Korrespondenz des letzten Jahres. Differenziert wird dabei nach der Art der Adressaten (Patienten, Kassen, Kammer, Kollegen, Banken, etc) und nach dem Anlass: Befund, Beschwerde, Einladung zu einem Untersuchungstermin, Entschuldigung, usw. Für jene Bereiche, in denen eine Häufung der Kommunikation festzustellen ist, werden Textbausteine und Musterbriefe entwickelt. Dies sollte am besten in Teamarbeit passieren, wobei die Assistentin vorher Vorschläge erarbeitet. Für die Lesbarkeit und Prägnanz der Texte gibt es Regeln, die wie alle Prinzipien ihre Ausnahmen kennen. Als Leitlinien sind sie aber empfehlenswert: „Sprechende“ Hauptwörter erzeugen Bilder im Kopf des Lesers, z.B. Stern, Himmel, See, Wald, Wolke, Baum. Bildleere Hauptwörter machen Texte behäbig: Bereich, Gebiet, Umfeld, Raum. Wenn möglich, sollten Wörter auf –ung, -keit, -tum, -schaft, -ismus vermieden werden. Das Zeitwort ist die Königsdisziplin der Sprache. Sie machen Texte lebendig. Wandeln Sie Passiv-Formulierungen in Aktiv-Formulierungen um. Und formulieren Sie positiv: Der Durchschnittsmensch braucht 48 % mehr Zeit, eine verneinende Aussage zu verstehen, als eine bejahende. Und vergessen Sie nicht: Der Punkt ist der Freund des Lesers.

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