Wie setze ich E-Mails effizient im Ordinationsalltag ein?

Brief oder Faxnachricht sind heute weitgehend obsolet. Das gängigste Medium heißt E-Mail. Die neuen Möglichkeiten sind auch im Gesundheitsbereich groß. Allerdings ist in Ordinationen ein gutes Maß an Vorsicht notwendig, um Vertraulichkeit und Schweigepflicht mit dem Medium Internet in Einklang zu bringen. Sollen Praxisteams künftig auch die Handynummern und E-Mail-Adressen ihrer Patienten erfragen? Wie gehe ich mit der Situation um, wenn Patienten den Arzt bedrängen, medizinische Fragen per E-Mail zu beantworten?

Vorweg: Eine Diagnose oder ein Therapievorschlag per E-Mail und ohne persönlichen Augenschein kann den Arzt in Teufels Küche bringen. Das E-Mail bietet unter normalen Voraussetzungen keinen Weg, Patienten zu behandeln – auch wenn dies noch so eindringlich verlangt wird. E-Mails sollten außerdem in dem Bewusstsein formuliert werden, dass andere sie lesen oder lesen könnten. Und E-Mails könnten verändert werden. Kritische Inhalte und Dokumente sollten deshalb – wenn überhaupt – als PDF oder

in einem anderen schwer zu verändernden Format versandt werden. Es muss immer wieder hinterfragt werden, ob ein E-Mail wirklich der richtige Kommunikationsweg ist, um die spezielle Information abzusetzen. Ein Telefonat ist manchmal hilfreicher, persönlicher und schneller.

E-Mails sind wichtige Bestandteile der Außendarstellung: Daher orientiert
sich eine gute Praxiskommunikation am sonstigen Korrespondenzstil, den das Praxisteam vereinbart hat. Lässiger sprachlicher Ausdruck oder Smileys sind in der beru ichen Korrespondenz fehl am Platz. Jede Praxis-E-Mail beginnt mit einer guten Betreffzeile und endet mit einer vollständigen Signatur. Vertrauliche Daten und intime Details bleiben dem mündlichen Austausch vorbehalten und gehören niemals in die elektronische Post.